予約管理システム導入のメリット・デメリットと選ぶときの５つのポイント
サロンや整骨院の経営では予約を適切に管理する必要があります。
予約管理システムは予約に不随する業務がスムーズになるだけでなく、スタッフの負担を軽減でき、サービスの質向上に努めることもできます。ただ予約管理システムはその種類が多くどれを導入すれば良いか迷いますよね。
そこで今回は、予約管理システムの失敗しない選び方についてご紹介します！
もくじ
1．予約管理システムの導入メリット
2. 予約管理システムのデメリット
3．予約管理システムの選ぶときの５つのポイント
4．「無料」の予約管理システムはどう？
5．まとめ
予約管理システムの導入メリット
予約管理システムとは、お客様から入るWEB上での予約や電話での受付を「一元化」して管理するシステムです。
導入するメリットには以下のようなものがあります。
- 予約の管理に手間をとられない
- 予約管理のミスを防止できる
- 予約の取りこぼしを防げる
- お客様の予約忘れを抑止できる
- アフターフォローに活かせる
予約の管理に手間をとられない
予約管理システムを導入すれば、予約に関する管理業務をシステム化できるため、対応の負担を大きく減らせます。
予約の変更やキャンセルの共有が簡単に行えるため、専用の人員を用意する必要なく誰でもすぐに確認、対応ができます。
予約の受付や管理で対応していた時間を本来の業務にまわして施術などの顧客対応に集中できるのでお客様にも満足していただけますね。
予約管理のミスを防止できる
予約システムで予約枠を設定することで、予約のブッキングを防ぐことができます。
とくに担当者や座席数、日時、必要機材などの条件を細かく設定できるシステムであれば、効率よく予約を受付することも可能です。
また、ネット予約ではお客様自身が情報を入力するため、顧客情報や予約内容の聞き間違いや誤記入などの人的ミスを防ぐことができます。
予約の取りこぼしを防げる
予約管理システムを導入すれば24時間年中無休で予約を受け付けることができる為、電話受付ができない店舗の営業時間外でも予約を受け付けることができます。
時間を問わずいつでも受付ができるので、時間帯や場所を気にせずお客様の好きなタイミングで予約が可能になり、予約のとりこぼしがないのも大きなメリットです。
お客様の予約忘れを抑止できる
予約管理システムでリマインドメールの設定をしていれば、予約日前に予約日や内容などをお客様にメールなどで通知でお知らせできます。
事前に予約の内容を共有することで、お客様の予約忘れを抑止できます。
マーケティングに活かせる
予約システムには顧客管理機能を備えたものも多く、顧客の情報や来店履歴などのデータを管理できます。
店舗の顧客層に人気なメニュー、顧客ごとの好みや予約時間、その間隔の傾向など、システム内に蓄積されたその豊富なデータを分析することで、より効果的なマーケティングの施策を実施できます。
実際にとれるデータをもとにさらなる集客、リピーター育成、業務効率化などの向上が図れます。
予約管理システムのデメリット
とても便利な予約管理システムですが、気になる点もあります。
- 慣れるまでに時間がかかる
- システム不具合の恐れ
- コストがかかる
予約管理システムの導入には、基本的に機器代やシステム使用料がかかります。
また、システムに不具合があると業務に支障がでることも。
そしてスタッフ全員が使いこなせるように研修をしておくことも大事です。
予約管理システムの選ぶときの５つのポイント
実際に予約管理システムを導入して「何だかちがう…」とならないよう、押さえておきたいポイントをまとめました。
操作がしやすいか
予約システムは専用の人員を用意しなくても、使い方がわかればだれでも予約の受付ができたり、その内容を他のスタッフにすぐ共有できるのが特徴です。
操作が複雑だと覚えるのに時間がかかったり、実際の作業に時間がかかったりします。
新規スタッフが加わった時など、難しいと覚えてもらうのにも一苦労するので、操作が簡単で、わかりやすいものがおすすめです。
予約方法に柔軟性があるか
スタッフのシフトや同時対応可能人数、施術に必要な機材に合わせて予約の制御ができると、手作業などで調整する手間が省けますので、他の業務やお役様の対応に時間を割くことができるようになります。
予約管理システムの中でも「美容サロン向け」「飲食店向け」「宿泊施設向け」など様々な業種があり、さらにその「美容サロン向け」のなかでも「担当者じゃなくて個室で管理がしたい」、「一人のお客さんに対して複数人の担当者がつくからその管理がしたい」など、店舗の運用に合っているかもチェックしましょう。
顧客管理ができる
サロンや整骨院などの接客業では、お客様ひとりひとりへの対応をしっかりおこなうため、顧客の情報（カルテ）や来店履歴などのデータの管理は必要です。
ただ予約情報のとりまとめだけでなく、次回の来店につなげていきたいところ。
顧客管理ができると詳細情報を登録できたり、コミュニケーションを行うタイミングを図れたるため、リピーターにも繋げやすくなります。
また担当者が変わった場合でも、情報共有をすばやく行うことができるため、すぐに接客対応ができます。
セキュリティがしっかりしている
予約管理システムではお客様の個人情報を管理するので、セキュリティ面が強固なものが良いでしょう。
従業員一人一人への権限が設定できるものであれば、顧客の情報を持ち出される心配もないでしょう。
また利用に際して、困りごとを相談できる「サポート体制」があるとさらに安心です。
導入実績が多い
導入実績が不明だと実際のイメージが分かりづらく、不安になりませんか。
予約管理システムといっても「美容室限定」など、対象が限られていることもあります。
実際にどんなところに導入されているのか、ホームページで確認したり、担当者に聞いたりして実績を把握しておきのも大切です。
「無料」の予約管理システムはどう？
予約管理システムは“無料”で始めることもできます。一見魅力的ですが注意点もあります。
- 予約件数の制限がある
- 予約だけの機能に限定され他に活かせない
- サポート体制がない
- 使いたい機能はオプションばかりで気づけば高額に
予約件数が決められていたり、便利な機能はオプションばかりだったりと結局コストがかかることも。大事なお客様の情報を適切に管理し、活かしていくためにも安いからといって安易に選ぶのは要注意です。
また、サポート体制がないとトラブル時の対応に時間を要することになりかねません。
まとめ
煩わしさを解決する予約管理システムですが、予約だけでなく、登録したお客様の情報を活かして、きめ細かなサービス提供やリピーター確保・集客アップに繋げていきたいですね。
弊社のBXシステム POSはそんなお悩み事を“たった1台”で解決します。
ご相談はオンラインにて無料で行っていますのでお気軽にお問合せください。
