問診票のデジタル化って導入するべき？メリットデメリットまで詳しく解説
近年、新型コロナウイルスの影響により、感染の拡大を防ごうと「非接触」による対応がさまざまな場所で導入されました。
出社もリモートワークに切り替える企業、飲食店での注文もタブレット端末や自身の携帯電話から注文できるようにしていたり、メニューの閲覧もQRコードで読み取る方法を導入しているお店も増えましたよね。
非接触による業務やサービスを導入している企業にとって、人件費や設備費の削減につながるだけでは無く、今最も懸念されているクラスターの発生回避もできます。
利用者にとっても、感染リスクの回避だけで無く、非接触サービスが導入されたことにより自分のペースでサービス内容を選ぶことができるなどのメリットも。
そんな中で、美容室や整骨院などのサロンで多く導入し始められているのが「問診票のデジタル化」です。
本日は、
問診票のデジタル化にするか悩んでいる…
メリットとデメリットって何？
そもそも問診票のデジタル化って？
どうやって導入したらいいの？
そんなお悩みを抱えている皆様に向けて、問診票のデジタル化について詳しく解説いたします！
問診票のデジタル化って？
お客様に問診票を書いていただく際、多くの業界で一般的に使用されているのは紙に記入していただきますよね。
問診票のデジタル化とは、それをまるっと全て、タブレット端末やスマートフォンなどに直接入力していただくことを指します。
紙の問診票を使用しているお店では、お客様に記入していただいた内容をスタッフの方がパソコンで入力したり、別の保存用カルテに書き写したりしているお店が多いと思います。
しかし問診票をデジタル化すると、データを自動的に同期して書写しの手間が省けて、業務効率の向上が見込めるため、今現在多くのサロンで導入されているんです。
メリットデメリットは？
ここで気になるのが、問診票をデジタル化するメリットとデメリット。
主なものは以下になります。
メリット
・できる限り非接触で対応が可能
お客様にとっても従業員の皆さまにとっても、双方が安心できるポイント、それは「非接触」でお客様から問診票を受け取ることができる点です。
タブレットを用意しておけば、お客様ご自身で入力していただけるため感染拡大の予防になります。
・業務効率の向上
紙の問診票だと、受け取ってから従業員の方がPCを使って入力したり、紙のカルテに書き写したりしないといけませんよね。
しかし、問診票をデジタル化してしまえば、お客様自身にタブレットで必要情報を入力して頂くことで、その情報が自動的に電子カルテやカウンセリングシートに反映されます。
その分あいたスキマ時間を他の業務に充てられるため業務効率もアップします。
・データが復元できる
紙の問診票だと、
「あれ、問診票どこに置いたっけ？」
「コーヒーこぼしちゃった…」
など紛失したり、破損するリスクがあります。
ですが、デジタル化された問診票ならそんな心配は必要ありません！
間違えてデータを削除してしまった際も、バックアップをとっていればすぐに復元が可能です。
・用紙やボールペンなどの消耗品経費が削減できる
紙の問診票だと、コピー用紙代・インク代・ボールペンなどの筆記用具代など様々な経費がかかります。
それに加えて、コロナ禍の現在はアルコール消毒も必要になってくるので、使うものが多ければ多いほど消毒液費用もかさんできます。
デジタル問診票ならタブレット端末を一度用意してしまえば、消耗品経費を抑えられますし、アルコール消毒もタブレット端末を拭くだけ！
業務量も経費も削減できます。
・お客様もスタッフも情報が修正がしやすい
紙のデメリット、それは一度書いてしまうと修正に手間がかかる点です。
問診票を書く際にボールペンを使っているお店も多いと思いますが、ボールペンで書いてしまうと修正テープで修正するか最初から書き直すしかありませんよね。
シャープペンシルで書く場合もうまく消せなくて時間がかかる時も。
そんな手間を省けるのが、デジタル問診票。
タブレット端末での入力なら、もし間違えてもすぐに入力し直せますし、予測変換で入力時間の短縮も可能です。
もし後からお客様の入力ミスに気づいた時も、デジタル問診票なら編集画面で編集するだけで訂正できます。
修正テープが剥げて紙がボロボロになることも、修正液が乾くまで待つストレスを感じるあの時間も、デジタル問診票にはありません。
デメリット
・導入に初期費用や使用料がかかる
タブレットを使用するにあたり、初期費用としてタブレット端末を購入しなければなりません。
また、サービスによっては月々の使用料がかかるものもあり、価格も会社によって違うため、自分のお店に合っているものをしっかり選ぶことが必要です。
・デジタル端末に苦手意識を覚える方には記入方法をお伝えする手間が発生する
タブレットを使用するため、デジタル端末に苦手意識を覚えやすい比較的ご高齢の方に対しては、記入方法をお教えしないといけない可能性があります。
BXシステム POSのセルフ属性登録機能
BXシステム POSのセルフ属性登録機能では、POSレジで問診票も管理可能です。
入力された情報はクラウド上に保存されるため、万が一タブレット本体が破損してもデータの復元も可能ですし、お店から帰宅した後も管理画面からいつでもお客様情報を確認できるので、空いたスキマ時間に業務を行うことができます。
タブレット端末でデジタル問診票に入力していただいたお客様情報を自動で同期するだけでなく、施術履歴やポイント数、商品購入履歴まで反映させることができるので、お客様に
「前回買ったあの商品またほしい」
「前受けたあのメニューをまた施術してほしい」
など、一人一人覚えることが難しい内容も売り上げの機会を逃すこともありません！
また、タブレットを使用したタブレット型電子カルテ機能もあります。
カルテ機能では、施術ごとに4枚の写真とテキストを保存できるのでお客様のご要望イメージを保存したり、ビフォーアフターを保存できるので、サロンを経営されている皆様には特に便利な機能ですよね。
整骨院を経営されてる方には、クラウドタイプのレセコン機能もオプションで付けることが可能なので、BXシステム POSが1台あれば、お店の業務効率がググっとアップしますよ。
まとめ
デメリットよりもメリットが遥かに上回る、問診票のデジタル化。
一見、デメリットに感じられる点も視点を変えてみればメリットとなります。
初期費用は一見高く感じられる方も多いかもしれません。
ですが、上記したような毎日かかってくるコピー用紙や筆記用具などの消耗品にかかる経費は、月日が経てばタブレット代を超えてきます。
消耗品を発注したり買いに行く煩わしさを考えれば、結果的にタブレット端末を購入した方がメリットを大きく感じるという方が多いのではないでしょうか。
タブレット端末に苦手意識があるご高齢の方に対しても、今はスマートフォンを持っている方が大半なので、一昔前より少ない傾向にあります。
どうしてもタブレット端末は無理！という方に対してのみ紙の問診票を使っていただくのも一つの手ですよね。
そういったお客様にのみ、従業員の方の手入力の手間は生じますが、すべてのお客様に対して紙を使用している時とは比べ物にならないほど業務量は減ります。
なにより、非接触による対応が可能となるので、お客様と従業員の健康を守ることができます。
コロナウイルス以外にも、インフルエンザや風邪など、人と人との接触による病気は数多くありますよね。
そんな病気から、少しでも大切な方々を守ることができる。
そして、日々の業務効率をあげることができる問診表のデジタル化、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
