データ整理の仕方がわからない！プロが教えるExcel講座
本記事のテーマ
この記事を読むことで、今後も使えるようになるExcelでの顧客データの作成および管理の仕方の考え方がわかります。
読んだ後に起こしてほしい行動（アクション）
この手法を用いて、長期的に管理ができるデータ管理をしていきましょう！
目次
1．顧客データ管理などで、こんなお悩みありませんか？
2．この記事を書いた人はこんな人です。
3．Excel機能ではあるけど、推奨しないやり方
4．データは「部品管理」で管理しよう！（テーブルの考え方）
4-1．やってはいけない例
4-2．良い例
4-3．悪い例といい例の比較
5．データ管理として見本
6．まとめ
1 こんなお悩みありませんか？
顧客に送信する紙のDMを業者に依頼したいがデータをまとめるのに時間がかかる。
「都道府県別」でお客様のデータを分析したいが、「住所に丁目や建物名まで入ってる」
「姓」「名」を入れないといけないのに、元データは「姓名」がまとめられている・・・
そんなお悩みや気が遠くなった作業はありませんか？
そんなお悩みを少しでも解決できる方法をご紹介します！
2 この記事を書いている人はこんな人です。
WEB業界10年目で、WEBマーケティングメインで、マーケティング分析レポートだけでなく
過去にシステム開発など経験したスタッフが書いています。
Excelだけでなく、WEBシステムのマスターデータなども構築経験も踏まえた記事になります。
3 Excel機能ではあるけど、推奨しないやり方
簡易な説明になりますが、データ管理では「セルの結合」「テーブル書式」などは使わないようにしましょう！
理由はデータの管理だけでなく、分析の関数でエラーが起きる場合があります。
（プレゼンやレポートとして使う場合など、状況によって使い分けてください）
データ管理系のデータでは「セルの結合」については、絶対に使わないようにしてください。
セルの結合を使わない方法は以下になります。
該当のセルを選んで「配置」から「選択範囲内で中央」→「OK」で以下の状態にできます。
↓
4 データ管理は一番小さい単位の「部品管理」で管理しよう！（テーブルの考え方）
データ整理をしないといけない時に一番重要な部分になります。
今後のことも考えた上では、データを細かくして管理するのがベストです。
やってはいけない例を挙げながらご説明します。
4-1「顧客名」「住所」を入れる際のやってはいけない例
一見よく見られるパターンだと思いますが、これは実はNGです。
4-3でご説明します。
4-２良い例
「姓名（漢字）」「姓名（フリガナ）」、住所も「都道府県」「市区町村」「丁目番地」「建物名」など
細かく入っています。
4-3悪い例と良い例の比較
例１
顧客が5000人いるとします。
この中から、都道府県別に割合を分析したい場合はできるでしょうか？
4-2のデータだと「都道府県」があるので一瞬で終わります。
でも、4-1の場合はどうでしょうか？
住所を分解するところから考えないといけません。
都道府県のみを抜き出すだけでも、以下の関数が必要になります。
=IF(OR(MID(B5,3,1)=”県”,MID(B5,3,1)=”道”,MID(B5,3,1)=”府”,MID(B5,3,1)=”都”),MID(B5,1,3),””)
例２
5000人の顧客へ紙のDMを送らないといけない場合
「姓名」「住所」を記入する場合
4-1でしたら、そのまま使えます。
4-2の場合は、
=A3&B3
「姓」「名」を合算して
=F3&G3&H3&I3
という関数で「都道府県」「市区町村」「丁目番地」「建物名」を、まとめる作業になります。
例1と例２を比較してわかることは
合算するのはすごく簡単な関数で対応できますが、分解をするのには複雑な関数が必要になってきます。
関数が得意な人であれば、何とも思わない方もいますが、苦手な人が多いと思います。
苦手な人がIF関数とOR関数とMID関数を組み合わる関数を使うと理解するために調べる時間と、関数を作るだけでもかなり時間がかかります。
=F3&G3&H3&I3と「&」で繋げるだけにすることで、余計な時間を使わずに済みます。
そのため、苦手な人でも簡単に正確に作業が出来るようにデータを作る（構築）必要があります。
そのため、最初の登録は項目が多くて少し手間にはなりますが
今後のことを考えて「部品単位」ですることを推奨します。
5 データ管理として見本
Excel内に「顧客登録シート」と「顧客シート」という形で管理するのも一つの手段です。
「顧客シート」は「顧客登録シート」から引っ張ってくる方法になります。
「顧客登録シート」に登録すれば、増やしたい部分だけ関数をコピーしたら情報が整理できます。
まとめ
今回は「データ整理の仕方がわからない！プロが教えるExcel講座」について解説しました。
顧客管理をExcelでしている場合は、記事の内容を踏まえて、再検討してみてください。
次回の記事では「Excelの関数について（初心者編）」を公開予定です。
こちらの記事もぜひ楽しみにお待ちしてください。
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